Gastvrij Video Netwerken - ABC

Host PCR online netwerksessieEén van de dingen die de lockdown mij zakelijk wel iets heeft gebracht, is de grote groep uiteenlopende mensen die ik door het video netwerken heb ontmoet. Daar waar je op offline events met 2 of 3 mensen kennis maakt en je bij de netwerkborrel al snel naar de voor jou bekendere mensen toetrekt, maakte ik nu als online dagvoorzitter, technisch host of deelnemer, zo in een uur kennis met 4 of 5 mensen. Om maar niet te spreken over het aantal keer per week dat ik online met mensen netwerkte. Door de laagdrempeligheid die er ontstond om online netwerkmomenten te organiseren, verdubbelde dat ook ten opzichte van de pre-Coronatijd.

Ik voel me een rijk mens door al die nieuwe contacten uit alle windstreken van Nederland en buitenland. Iedereen zat ver weg thuis en door het netwerken waren we zo dichtbij elkaar. En dat wens ik jou ook toe.

Laten we ook in deze tijd het netwerken en relatiebeheer niet overslaan. Organiseer voor je relaties een online netwerkbijeenkomst en laat hen een introducee uitnodigen. Persoonlijk vind ik Zoom een uitstekende videoconference tool voor online netwerken. Laagdrempelig, gebruiksvriendelijk en effectief. En om je een beetje te helpen bij de eerste stappen om het te organiseren, heb ik een checklist in de vorm van een ABC voor je opgesteld. Een Gastvrij Video Netwerken ABC (ook handig te gebruiken als je voor het eerst zelf deelneemt aan een Zoom netwerkbijeenkomst).

Gastvrij, om je gasten online een ontspannen ontvangst te geven, ze ontspannen te laten deelnemen aan het netwerken en ze hun tijd als ‘waardevol besteed’ te laten ervaren.

Gastvrij Video Netwerken met behulp van Zoom:

A – Aanwezig. Zorg dat je minstens 15 minuten van tevoren online klaar zit om je gasten te ontvangen. En ben je deelnemer? Sluit dan op zijn laatst 5 minuten van tevoren aan. Wees op tijd. Online zijn er geen redenen om te laat binnen te komen.

B – Break – out rooms. De virtuele sub-ruimtes van Zoom. Het is dé functionaliteit om mensen met elkaar in twee- of drietallen in een carrousel te laten netwerken. (zie ook I)

C – Communiceer van tevoren goed wat mensen kunnen verwachten tijdens het video netwerken. Leg ze uit hoe Zoom werkt en vertel ze dat ze met spraak en video actief meedoen en dus op een prettige plek gaan zitten.

D – Doel. As always, wat is je doel? Het is niet zomaar in het wilde weg netwerken. Wat is het doel van je online netwerkevent? Bedanken, informeren, betrekken bij nieuwe plannen? Communiceer het doel aan je gasten.

E – Eten. Niet voor de camera en tijdens het video netwerken. Het ziet er onsmakelijk en weinig betrokken uit.

F – Flow. Een mooi compliment is als je gasten het jammer vinden als de online sessie voorbij is. Een compliment dat het waardevol voor ze was. Deze reactie is een vaak gehoorde reactie bij gasten die ‘flow’ ervaarden. Flow ontstaat door een goede voorbereiding – gastheerschap – afwisseling in doen en luisteren en een goede facilitatie van de interactie.

G – Goodies. Juist omdat alles online gaat, is het leuk om vooraf iets tastbaars op te sturen, om je gasten in de stemming te brengen. Voor een online netwerksessie van Theater Vlaardingen heeft het theater aan haar sponsoren vooraf een beker met een opdruk van het theater toegestuurd, waarmee we op het einde proostten op een goede toekomst.

H – Hide self view. Oftewel ‘verberg je eigen video’, voor jezelf. Tijdens een zoom sessie verberg je je eigen video (zodat je jezelf niet ziet praten), door rechtsboven in je video op de drie puntjes te klikken en ‘hide self view’ aan te klikken. Je video verbergen voorkomt dat je wordt afgeleid door je eigen beeld en makkelijker de camera in kijkt. Lastig om ook in de camera te kijken en niet alleen naar de beelden? Plak naast je camera een post-it met een poppetje erop en praat daartegen.

I – Impromptu networking. De netwerk-interactievorm om m.b.v. break-out rooms mensen in twee- of drietallen te laten netwerken. Ik hanteer tegenwoordig 3 rondes van 5 minuten. Door de recreate-functie in de break-out rooms plaats je mensen 3 keer met iemand anders in een virtuele ruimte, alwaar ze 5 minuten netwerken. Standaard reactie van gasten als ze terugkomen naar de main room: “Wat gaat dat snel, tijd is veel te kort.” Ondanks die reactie, houd vast aan de 5 minuten. Het is lang genoeg om een klik te voelen en elkaar naderhand nog eens te benaderen en kort genoeg om het ‘uit te zitten’ als de klik er niet is.

J – Jamboard. Een simpel en gebruiksvriendelijk online whiteboard tool die je gebruikt om je gasten reactie op achter te laten of om input te vragen wanneer je ook je gasten inhoudelijk betrekt bij een onderwerp.

K – Kennis. Wanneer je in je online netwerk bijeenkomst ook kennis deelt, beperk de monoloog dan tot max. 10 minuten (liefst nog korter) en ga dan weer over tot interactie over het onderwerp. Red je het niet in 10 minuten, stuur dan voor- of achteraf inhoud toe d.m.v. een document of video.

L – Liberating structures. Bij I deelde ik al de Liberating Structure ‘impromptu networking’, die online goed werkt. Er worden steeds meer Liberating Structures online getest en toegepast. Wil je mensen langer en inhoudelijk laten netwerken, dan is ‘shift & share’ een geschikte vorm.

M – Muziek. Via je pc kun je muziek laten horen. Leuk bijvoorbeeld, voor tijdens de inloop. Dit doe je tijdens de Zoom sessie via share screen/advanced/music of computer sound only. Onlangs hebben we een sessie afgesloten met een live muzikale wrap-up van Barbara Breedijk. Fantastische afsluiting van de sessie, waarbij de flow nog lang na-ebte.

N – Netjes gekleed. Ook al zitten we thuis en zijn we met bovenlichaam in beeld; kleed je netjes. Zelf heb ik ooit de fout gemaakt om met een top zonder mouwen in beeld te verschijnen. Ai niet doen. Blote schouders zien er niet professioneel uit. Ik heb snel een vestje aangetrokken. Kam je haren, verzorg je gezicht, trek een passend shirt of overhemd aan. Kleed je naar de gelegenheid.

O – Offline. Kijk eens waar je in jouw virtuele sessie offline materiaal kan gebruiken. Ik gebruik post-its bij een plenaire kennismaking. Gekleurde post-it over je camera en als de vraag die ik stel, op jou van toepassing is, verwijder je de post-it. Geeft een leuk kleurrijk beeld en je bent even met wat offline materiaal bezig.

P – Programma. Denk vooraf goed na over je programma en werk met blokken van max. 20 minuten. Bijvoorbeeld 15 minuten inloop. 10 minuten welkom en opening. 5 minuten plenair kennismaken. 20 minuten impromptu networking (incl uitleg). 10 minuten inhoud. 5 minuten Q &A.

Q – quick stops. Op 60 minuten video netwerken hanteer je minstens 10 minuten pauze. En het heeft de voorkeur deze 10 minuten te verdelen over meerdere quick stops, zodat je gasten even de benen strekken, naar het toilet kunnen of om een drankje voor de afsluiting erbij te pakken.

R – Recording. Je kan een Zoom sessie opnemen. Dit stel je automatisch van tevoren in, via de settings van je account (recording is 2e tabblad bovenaan). Of handmatig tijdens de sessie zelf. Het plenaire deel in de main room wordt opgenomen. Vermeld het natuurlijk wel aan je gasten, zodat ze eventueel hun video uit kunnen zetten. Namen die je tijdens een zoomsessie in beeld ziet, verschijnen op de opgenomen video niet. De opgenomen video kan je achteraf knippen. Leuk om daarmee voor je gasten een compilatie van te maken. Zoals we inmiddels ook gewend zijn van offline netwerkbijeenkomsten een compilatie-video te ontvangen.

S – Samen met technisch host. Hoe behendig je op een gegeven moment ook bent met Zoom, gun jezelf en je gasten een technisch host. Multitasken en 100% aandacht geven aan je gasten werkt niet. Jij bent 100% met je gasten in contact. De technisch host laat de mensen via de ‘waiting room’ toe aan de sessie, deelt de break-out rooms in, faciliteert desgewenst een aantal interactievormen en beantwoordt de technische vragen in de chat. Let op, de technisch host is niet hetzelfde als de functie ‘co-host’ in Zoom. In Zoom heb je als co-host wel meer mogelijkheden dan je gasten, maar je kunt bijvoorbeeld geen break-out rooms maken. Daarvoor moet je ‘host’ zijn. Dit stel je in bij ‘participants’.

T – Tools. Gebruik tools zoals Jamboard en Miro om mensen inhoudelijk input te laten geven. Gebruik Menti.com voor quizvragen, wordclouds en polls. Zoom heeft ook een chat en polls. Goed te gebruiken, alleen vind ik zelf één online tool naast Zoom fijn voor de afwisseling. Plus deze tools zien er qua vormgeving ook mooier uit. Kan of wil je geen Zoom gebruiken? Kijk dan eens naar Teams. Daar kun je ook sub-rooms in maken. Een goed alternatief voor break-out rooms.

U – Unmute tenzij….. Ja echt, laat mensen zoveel mogelijk hun geluid aan staan. Niet op mute. Juist door ‘unmute’ ontstaat er meer interactie en reactie. Tenzij iemand echt een luidruchtige achtergrond heeft, dan vraag je hem te ‘muten’.

V – Video aan. Als je gaat netwerken wil je toch ook het beeld van iemand zien?! Ik heb bij een offline netwerkbijeenkomst nog nooit iemand met plakband over zijn mond (mute) en een zak over zijn hoofd gezien.

W – Wissel om de 10 minuten van vorm (via spraak of beeld). Houd je gasten geactiveerd. Heb je 15 minuten voor inhoud ingepland, zorg dan dat de spreker na max. 10 minuten een vraag via Menti.com of de chat stelt. Impromptu networking duurt ook 15 minuten, maar daar wissel je na 5 minuten weer van beeld.

X – xperimenteer met hybride varianten. Waarom niet een online en offline netwerkbijeenkomst in één? Platform Communicatie Rotterdam organiseerde onlangs een hybride variant voor haar leden. Het eerste uur betrof een online kennissessie inclusief impromptu networking, door mij gefaciliteerd. Vanuit een Karaokebar! Daarna vond daar het offline informele gedeelte plaats voor diegene die de gelegenheid hadden nog naar de Karaokebar toe te komen. PCR had met deze hybride variant een groter bereik voor het inhoudelijk gedeelte en bood toch gelegenheid voor een informeel moment.

Y – Youtube. Tegenwoordig kun je een Zoomsessie ook via Youtube livestreamen. In te stellen via settings/allow live streaming meetings. Mensen die niet aan Zoom willen deelnemen kunnen je sessie toch volgen, zij het passief.

Z – Zoominstellingen. Met een gratis account van Zoom kan je al heel veel. Zelfs break-out rooms maken. Loop eens goed de settings door. De mogelijkheden zullen je verbazen. De beperking die je met een gratis account wel hebt is dat je sessies van max. 40 minuten hebt. Maar 40 minuten zijn genoeg voor een dry-run. Ik weet zeker dat je daarna meer wilt en je account voor een maand upgrade om die netwerkbijeenkomst voor je relaties te organiseren.

Succes! Ik ben benieuwd naar je ervaringen! En heb je vragen of zoek je een (technisch) host voor je video netwerkbijeenkomst? Just call me! I’ll be yours.

 

Wil je meer weten over de +33 interactievormen ‘Liberating Structures’ ? Op 15 & 16 oktober ’20 organiseer ik samen met drie andere facilitators een tweedaagse hybride workshop waarin je meer dan 20 interactievormen ervaart en eigen maakt. Info op https://www.liberatingstructuresevents.nl/