Geef bijzondere aandacht aan de gewone afsluiter van je kennisevent

Geef bijzondere aandacht aan de gewone afsluiter van je kennisevent

Reflecteren en bezinnen na een training kennen we. Ken jij het ook als einde van een vakinhoudelijk event? 

Je kent het wel, op het einde van een training biedt de trainer je de gelegenheid voor jezelf te onderzoeken wat je die dag hebt geleerd, wat je direct morgen anders gaat doen en of je je leerdoel behaald hebt. Een mooi bezinningsmoment om al het geleerde van de dag nog een keer samen te laten komen en eigen te maken.

Kennisevents

Kom jij dit ook tegen wanneer je een inhoudelijk kennisevent hebt bijgewoond, bijvoorbeeld over de trends en ontwikkelingen in jouw branche? Ik maak het niet altijd mee. Dat terwijl op een kennisevent ook veel kennis wordt gedeeld, je nieuwe mensen ontmoet en nieuwe inzichten opdoet. Een kennisevent eindigt geregeld met een keynote, een paneldiscussie, een poll, een wrap up verzorgd door dagvoorzitter of d.m.v. een humoristisch of muzikaal intermezzo. Mooie afsluiters. Alleen heeft het einde vooral om de ander gedraaid en niet om jou. En de energie is vaak hoog en uitgelaten. Als de mensen de zaal uitlopen of, na een online variant, de laptop sluiten gaan ze alweer over naar de orde van de dag, maar wel na-stuiterend van wat ze allemaal gehoord en gezien hebben. Met hun notitieblokje in de tas of op het bureau, met versnipperde aantekeningen van de dag. Híer is ruimte voor een moment om te vertragen. Vertragen, zodat de gasten de materie van het gehele event voor zichzelf kunnen laten samenkomen en dat individueel kunnen vertalen naar hun eigen werk. 

 

Spiral Journal

Vorige week was ik technisch host en co-facilitator van een online event van een kennisplatform. Ik heb de organisatie voorgesteld om de Liberating Structure ‘Spiral Journal’ op het einde te doen. De Spiral Journal gaf de gasten de gelegenheid om na de inhoudelijke presentaties van een filosoof en hoogleraar en de vragenrondes, te onderzoeken wat hen persoonlijk aansprak en wat ze er zelf direct mee in het werk konden doen.

 

Hoe ging dit in zijn werk? 

De groep is uiteen gegaan in 3 break-out rooms. De co-facilitators ontvingen in de break-out rooms +/- 10 personen en vertelden de bedoeling van de break-out sessie: reflecteren en bezinnen. De co-facilitator begeleidde de werkvorm ‘Spiral Journal’:

A) 1  min: Vraag iedereen om een leeg vel A4 papier en potlood/ stift te pakken en een groot kruis op het A4 te zetten waardoor er een kwadrant ontstaat. (in een offline setting vraag je dit in het notitieblokje te doen óf faciliteer je dat als organisatie door papier en pen/ stift onder de stoel klaar te leggen)

B) 2 min: Laat de deelnemers hun stift/ potlood op het midden van de pagina zetten, waar de lijnen kruisen, en van binnen naar buiten een spiraal tekenen. Totdat de facilitator aangeeft dat de tijd voorbij is. Wijs de deelnemers erop dat ze de spiraal zo dicht en gelijk als mogelijk maken en in volledige stilte (=focus). 

C) Na 2 minuten een spiraal tekenen, vraag je de deelnemers te stoppen en hen intuïtief het antwoord op te schrijven op de plekken en de zinnen die de facilitator noemt. Zeg de plek, de vraag en herhaal de vraag nog een keer. Hanteer ongeveer 45 seconden voor het aanvullen van de zinnen:

  • Linksboven: ” Een gevoel of idee dat ik kreeg na het horen van de lezingen…..”
  • Rechtsboven: “Wat ik gisteren nog niet wist en nu wel….”
  • Linksonder: “Wat ik nu anders ga doen…..”
  • Rechtsonder: “Waar wil ik meer over weten….”

D) 5 minuten: Nodig deelnemers uit om iets te delen als ze dat willen. Als niemand iets wil delen, is dat ook goed.

 

Aanvulling

In ons geval hebben de co-facilitators na stap D. van de Spiral Journal als extra nog uitgevraagd wat mensen hebben opgeschreven bij de laatste zin “waar wil ik meer over weten…”. Doordat we met niet meer dan 10 personen in break-outs zaten, was er de ruimte om onderling elkaar daarbij te helpen of om nog nieuwe contacten te maken om na de sessie erover door te praten. Voor de organisatie was het input voor de volgende kennis-sessies om inhoud te bieden waar mensen n.a.v. deze dag behoefte aan hadden. Het op deze manier kunnen napraten, was ook de reden waarom we de Spiral Journal niet in de plenaire virtuele ruimte deden, maar in break-out rooms. 

Na de break-out rooms kwamen we allemaal terug in de plenaire ruimte en daar sloot de dagvoorzitter het event passend af. De Spiral Journal maakte het mogelijk de pas op de plaats te maken en alle indrukken, die vooraf zijn gegaan, te laten landen en te settelen, voordat we weer overgaan tot de orde van de dag. Deelnemers vonden het bezinnen en napraten op deze manier een waardevolle aanvulling op het geheel.

 

Tips

  1. Laat een voorbeeld van een spiraal in het kwadrant op papier zien, voordat mensen gaan tekenen. Ze zien dat het spiraal niet over de gehele pagina getekend wordt en dat er ruimte vrij blijft in hoeken om daar de zinnen aan te vullen.
  2. In geval van een online event, laat mensen hun geluid aan staan (tenzij iemand achtergrondgeluid heeft). Het enkel horen van potlood of stift op papier werkt meditatief.
  3. De Spiral Journal wordt ingezet voor diverse vormen van reflectie, bijvoorbeeld voor persoonlijke ontwikkeling of soortige groepsbijeenkomsten. De zinnen worden daarop aangepast. Probeer de Spiral Journal eens na een (online) training en ervaar wat deze vorm van bezinning doet met de mensen. 
  4. De Spiral Journal is een Liberating Structure in ontwikkeling. Dat wil zeggen dat deze nog niet formeel is vastgelegd in de set van +33 structures, maar eerst meerdere malen uitgevoerd wordt ‘in het veld’. Volg www.thecreatorscompanycom voor updates. 

 

De Spiral Journal is één van de Liberating Structures die wij faciliteren tijdens de 4-delige workshop serie Liberating Structures Slow Conversations. Wil je ervaren hoe vertragen met Liberating Structures werkt? Neem dan deel aan onze workshop. We starten 26 februari ’21. 

The Creators Company | Vormgevers van verandering. | Liberating Structures serie: Slow Conversations