Donderdagavond 17 januari 2019 vond in de City Lounge in Apeldoorn de lancering plaats van het boek ‘het geheim van gastvrijheid’. Ik was de dagvoorzitter van deze lancering. Het is een succesvol event geworden en ik deel hier graag met jullie mijn ervaringen en tips. Ik heb niet de wijsheid in pacht, wel de lovende reacties na afloop.

De vorm van het event

De auteur van het boek, Laura de la Mar, had een aantal wensen voor het event:
• De gasten nieuwsgierig maken voor het boek, dat ze na afloop mee naar huis kregen.
• Practise what we preach, oftewel een voelbaar zeer gastvrije ambiance.
• Het gaat om de lezers en de geïnterviewden uit het boek, de auteur wilde zelf niet alle aandacht op haar gevestigd hebben.
• Een feestelijke, informele én verrassende setting.

Om aan deze wensen te voldoen heb ik voorgesteld om de boeklancering in de vorm van een talkshow te doen, in plaats van individuele presentaties van de auteur en andere sprekers. Een talkshow, waarin we á la ‘De wereld draait door’ praten met verschillende tafelgasten en waar het geheel afgewisseld wordt met een Nico Dijkshoorn die vanaf een andere plek voorleest uit het boek (i.pv. de auteur, wat meestal voorkomt). Een verrassende setting!

Als dagvoorzitter heb ik de talkshow energiek geopend met een paar korte indrukwekkende feiten uit het boek en daarna overgegaan tot het verwelkomen van de gasten en hun nieuwsgierigheid verder geprikkeld met een anekdote over de wijze waarop de auteur en ik elkaar hebben leren kennen. De auteur heeft zich daarna bij mij aan tafel gevoegd en we hebben daar een animerend gesprek gehad over de totstandkoming van het boek. Dit werd afgewisseld met passages die voorgelezen werden door ‘Nico Dijkshoorn’, oftewel een collega van de auteur, Ilse. Met haar had ik van tevoren de passages en momenten van voorlezen doorgesproken. Na de auteur kwamen twee keer twee geïnterviewden uit het boek bij mij aan tafel. Het interview aan tafel ging over hen en hun rol als gastvrijheidsheld. Hun verhaal werd wederom ondersteund met door Ilse voorgelezen passages uit het boek. De interviews waren persoonlijk van aard en er was genoeg ruimte voor een grap en improvisatie. De talkshow werd door de auteur en mij feestelijk afgerond met de officiële uitreiking van het eerste exemplaar. De zaalopstelling was helaas niet passend genoeg om er een grote ronde tafel in te zetten. Met een sta-tafel en barkrukken is het ook goed gelukt.

Waarom was de talkshow-vorm een succes?

1. De verwachtingen die de genodigden van tevoren hadden, werden die avond overtroffen. Zoals de auteur na afloop zei: “De gasten verwachtten een presentatie van het boek en werden verrast door een afwisseling van onderdelen met verdieping, spontaniteit en humor.”
2. De geïnterviewden voelden zich aan tafel zelfverzekerd en ontspannen. Ze hoefden zich niet druk te maken over hun tekst of over hoe interactie te maken met de zaal. Dat kwam enerzijds door het contact dat we van tevoren hadden over hun verhaal. En anderzijds door de voorbereidde vragen die ik aan tafel stelde en doordat de aandacht niet 100% op hun gericht was vanwege de adempauze als Ilse voorlas. Ook bijvoorbeeld het biertje wat spontaan geregeld werd voor één van de tafelgasten, maakte het geheel persoonlijk en ontspannen. De tafelgasten gaven achteraf aan dat ze zich heel gastvrij voelden om hun verhaal aan de zaal te kunnen vertellen.
3. Voor de beleving van de gasten in de zaal leek de talkshow slechts een half uur te duren, terwijl het in werkelijkheid een uur was. Door de afwisseling in onderdelen vloog de tijd voorbij. Liever dat, dan dat gasten het event als een lange zit ervaren.

Tips 

Wil je ook een talkshow-vorm toepassen? Hierbij 5 specifieke tips:
1. Neem een paar dagen van tevoren contact op met je tafelgasten en maak alvast kennis met elkaar door persoonlijke vragen te stellen en ook wat over jouzelf te vertellen (dus niet alleen over het onderwerp van de talkshow). Spreek verwachtingen naar elkaar uit. Bereid de tafelgast voor op de setting, duur van het interview aan tafel en type vragen. Doordat ik bijvoorbeeld wist dat we op barkrukken zouden zitten kon ik de vrouwelijke tafelgasten erover informeren, zodat ze daar met hun roklengte rekening mee konden houden. Kleine dingen die een groot verschil maken in de ontspanning van je tafelgasten.
2. Timmer je programma niet helemaal dicht met vragen. Houd ruimte voor improvisatie, humor, spontane vragen uit de zaal etc.
3. Zorg dat je eerste vraag aan een tafelgast niet gelijk op de inhoud is. Stel een ijsbreker-vraag, zodat je gasten even kunnen wennen aan het moment aan tafel.
4. Creëer verrassingsmomenten en afwisseling. Ilse, alias Nico Dijkshoorn, zat aan de zijkant van het podium. Het was iedere keer weer een verrassing dat en wat ze ging voorlezen. En doordat zij op een andere plek zat dan wij, bleef het voor het oog ook spannend.
5. Last but not least, beeld je in dat je thuis aan de keukentafel zit met een aantal gezellige gasten en biedt ze de gastvrijheid om hun verhaal te doen. Jij regisseert enkel om ervoor te zorgen dat een ieder evenveel aan het woord is, de kern van de boodschap genoemd wordt en de toehoorders geanimeerd worden.

“De opzet van de talkshow en de enthousiaste en professionele begeleiding van Suzan Vink heeft voor veel positieve reacties gezorgd.” Laura de la Mar, auteur ‘Het geheim van gastvrijheid.’

 Als je het mij vraagt, is de talkshow-vorm is een waar vermaak voor iedereen! Voor een impressie van het event bekijk hier de video: