Je kent het misschien wel in een zaal. De spreker vraagt aan de aanwezigen of er vragen zijn. Er popt een vraag bij je op, maar je vindt het eigenlijk best spannend om in zo’n grote groep het woord te krijgen én je weet niet zeker of het wel een goede vraag is én je twijfelt of het antwoord toch niet al gegeven was? Terwijl je dat allemaal bedenkt hebben de assertieven in de zaal ‘het podium’ al gepakt en de microfoon gekregen om een vraag te stellen. Toch ook je hand maar opsteken om de vraag te stellen? Oh, de tijd is om….

In een hybride setting herken je het misschien wel dat de mensen in de zaal mondeling de vraag stellen en de mensen online schriftelijk via de chat de vragen mogen stellen en niet door kunnen vragen als het antwoord door de spreker gegeven wordt.

Hoe kan iedereen evenredig en gelijkwaardig vragen stellen?

Door íedereen de vraag op een kaartje te laten schrijven.

Ik pas dit geregeld toe bij events. Onder andere bij BMW Social Marketing Dag ’21 (BMW SMD) en bij het hybride jaarcongres van de Corporatiestrateeg.

Tijdens een panelgesprek

Bij BMW SMD event paste ik het gebruik van kaartjes toe tijdens het panelgesprek. Het panelgesprek ging over het zakelijk gebruik van Instareels. Halverwege liet ik de deelnemers in 2- en 3 tallen met elkaar delen of dat wat ze gehoord hadden toepasbaar was voor hun dealerbedrijf en welke vraag ze nog hadden om Instareels in de praktijk te gaan gebruiken. Onder hun stoel lag een kaartje klaar om de vraag erop te noteren.

Ter kennismaking

Bij de Corporatiestrateeg zetten we het in halverwege de openingspresentatie over de resultaten van een onderzoek naar de ontwikkelingsfasen van het portefeuille- en assetmanagement. De spreker nodigde de mensen in de zaal én in zoom uit om in 2- tallen elkaar te vertellen in welke fase hun corporatie zat en wat ze ervan herkenden. Vervolgens werden de mensen uitgenodigd vragen daarover te delen in de chat of op het kaartje te schrijven dat we uitdeelden.

De vragen voorleggen aan de spreker

Nadat deelnemers anoniem hun vraag op een kaartje hadden gezet, ontving ik die van de hostessen uit de zaal. In het hybride event werden de vragen uit de chat door de technisch host in een cloud doc gezet, die ik ook open had staan op mijn tablet. De kaartjes en de vragen op tablet scande en categoriseerde ik. Sommige vragen kon ik bundelen, omdat die één op één hetzelfde waren. Vervolgens stelde ik de vragen in volgorde van de categorieën aan de spreker(s). Bij een vaag antwoord van de spreker of een schot voor doel, vroeg ik door. Alles om de deelnemers een compleet antwoord op hun vraag te stellen plus dat beetje extra meer.

Resultaat

Een reactie van een deelnemer: “Wat fijn deze manier, dan sta ik niet in het middelpunt als ik een vraag heb. Ik stel de vraag gewoon anoniem via het kaartje.” Ook de organisatie is blij met deze interactievorm, omdat het veel meer vragen en betrokkenheid. Dat maakt de extra tijd die het in dit programma-onderdeel nodig heeft, helemaal goed. Zelf merk ik ook dat de vragen veel gedurfder zijn en lekker prikkelend voor de sprekers. Het heeft ook iets verrassends. Het zijn namelijk niet altijd dezelfde mensen die een vraag stellen 😉.

Meer vragen dan tijd?

Wat als je meer vragen krijgt dan de tijd het toelaat? Kijk waar je later in het programma nog terug kunt komen op de vragen óf deel de vragen en antwoorden nog in je wrap-up mail na het event. Heb je gelijk een mooie teaser voor de mensen om uit te kijken naar de wrap-up mail.

—

Deze methode is afgeleid van de Liberating Structure ‘celebrity interview’.

BMW Social Marketing Dag ’21 (foto) in opdracht van Nadine Calor en in samenwerking met Snip Snap on Social.

Het jaarcongres van de Corporatiestrateeg in opdracht van Ritske Dankert.