Hoe stimuleer je bij iedereen de verbinding met het onderwerp van je meeting?

Wanneer je een bijeenkomst over één specifiek onderwerp organiseert wil je graag dat alle aanwezigen zich direct verbonden voelen met het onderwerp. Dan kun je snel de diepte in gaan en de deelnemers kunnen zo veel mogelijk resultaat uit de sessie halen. Wanneer je je verbonden voelt met een onderwerp, onthoud je nou immers de inhoud beter en maak je inzichten sneller eigen om toe te passen in het werk.

Voor de verbinding met het onderwerp kun je een rondje langs de aanwezigen doen en hen specifiek vragen wat zij met het onderwerp hebben. Ervaring leert echter dat dit voor veel deelnemers geen prettig moment is, zeker niet als het met minder bekende collega’s is; 10 paar ogen kijken je aan en jij moet even out of the blue vertellen wat het onderwerp jou zegt. Ook blijkt zo’n rondje door de zaal lang niet zo breinstimulerend te zijn als je zou willen; de antwoorden blijven wat oppervlakkig (“want hé, ik ga niet direct, en public, mijn kop boven het maaiveld uitsteken.”), hoe verder je in het rondje komt hoe vaker er gezegd wordt dat alle antwoorden al zijn gegeven (“Mijn antwoord is al door anderen gezegd en ik ga niet iets verzinnen om wat anders te kunnen zeggen.”) en voor de toehoorders is het verre van een interactief moment, waardoor de aandacht snel afdwaalt.

Gelukkig kan het ook anders kwam ik achter…
Liberating Structures bieden interactieve en breinstimulerende alternatieven om mensen op een effectieve manier verbonden te voelen met het onderwerp. Ik deel er graag één met jou die ik zelf na een korte uitleg direct heb toegepast.

Mad Tea
Mad Tea is een korte oefening (ongeveer 10 minuten) die de interactie tussen álle deelnemers aanwakkert. Niet alleen tijdens, maar ook erna. De interactie tijdens Mad Tea maakt je namelijk nieuwsgierig om bij de ander door te vragen. Met Mad Tea geef je alle deelnemers de kans om aan het woord te zijn, zonder dat 10 paar ogen jou in stilte aankijken. Doordat iedereen in een veilige setting over het onderwerp praat, neemt de verbinding met en het enthousiasme over het onderwerp toe.

Hoe werkt Mad Tea
Deelnemers vormen staand twee cirkels, de één in de andere. Elke persoon staat met zijn gezicht tegenover een andere persoon. Eén van de twee personen vult in dertig seconden een open zin aan, die geprojecteerd staat op het scherm. De ander luistert. Wanneer de tijd om is, wisselen de personen van rol en vult de persoon die de eerste keer luisterde, dezelfde zin aan. Als de vraag door beide cirkels is beantwoord, draaien beide cirkels 1 plaats naar rechts zodat iedereen voor iemand anders komt te staan om de volgende zin te voltooien. Dit gaat zo door tot alle vragen door beide cirkels zijn beantwoord. Op een serieus leuke manier vestigen de onafgemaakte zinnen de aandacht op elk individu, terwijl je als groep gezámenlijk de vragen beantwoordt.

Ik gebruik 5 of 6 zinnen, die steeds meer de diepte van het onderwerp in gaan. Voor organisaties waar ‘het bespreekbaar maken van werkdruk’ op de agenda staat kun je bijvoorbeeld chronologisch de volgende zinnen gebruiken:
1. Ik voel mij prettig in mijn werk als….
2. Bij drukte in het werk voel ik mij gesteund door…
3. De werkdruk in onze organisatie ontstaat door…..
4. Ik kan zelf werkdruk voorkomen door…..
5. Toch word ik weerhouden om zelf werkdruk te voorkomen als……
6. Als we niets doen, is het ergste dat ons kan gebeuren …..

Tips voor Mad Tea
Wie als eerste antwoordt kun je open laten. Je geeft enkel één minuut om beiden te laten antwoorden en vraagt de deelnemers om zelf verantwoordelijkheid voor de tijd en elkaar te nemen. Ik heb daar, door lessons learned, zelf twee kleine nuances in aangebracht:

1. Ik wissel per vraag welke cirkel als eerste de zin mag aanvullen. Zo voorkom je dat bijvoorbeeld de deelnemers in de binnenste cirkel altijd als eerste antwoord geven. Voor de één is dat namelijk een voordeel en voor de ander een nadeel. Door te wisselen geef je aan beide voorkeuren gehoor.
2. Vooral bij de eerste twee rondes beantwoorden sommige deelnemers de zin heel kort, omdat het nog wat onwennig is, en willen ze het liefst daarna hun mond houden tot de 30 seconden voorbij zijn of het woord zo snel mogelijk aan de ander geven. Ik faciliteer dat meer door in de instructie aan te geven dat ze per persoon de volle 30 seconden gebruiken, door bijvoorbeeld de zin na het beantwoorden nog wat specifieker toe te lichten of doordat de luisteraar doorvraagt. Let op: de luisteraar mag niet over zichzelf beginnen of ook de zin alvast aanvullen. Het gaat om de persoon die de zin aanvult. Door deze aanpassing hebben de ‘zwijgers’ even veel mogelijkheid om zich te laten horen als de ‘veelpraters’.

Reacties van deelnemers:
“Is het nu al voorbij? Wat duren 30 seconden kort, ik heb nog zo veel te vertellen.”
“Wat fijn om te horen dat iedereen tegen dezelfde uitdaging aanloopt. Daar kunnen we in deze meeting mee aan de slag.”
“Leuk om elkaar op deze manier beter te leren kennen.”
“Verrassend om een oefening staand te doen. Spannend in het begin. Achteraf vol met energie en zin om met het onderwerp verder te gaan.”

Mad Tea kreeg ik als tip van Ruben Klerkx en ik kon de oefening direct na zijn (telefonische) uitleg toepassen. De vragen bereid je goed voor en voor de rest kun je zo aan de slag. Too small to fail!

Zoals je leest kun je Liberating Structures zo op je werk toepassen en begeleiden. Ook waardevol is als je de Liberating Structures zelf hebt ervaren. Dat helpt je om goed te kunnen bepalen welke structure voor welk doel het meest effectief is en hoe je bijvoorbeeld een string maakt, waarover ik ook een blog schreef. Wil jij net als ik ook ondergedompeld worden in Liberating Structures en zelf het effect ervaren? Check dan de agenda voor de data van (online) Liberating Structure workshops.