Wat doe je als de organisatie eenzelfde breakout sessie 2 keer programmeert, omdat deze zo populair is, en je wel wil dat beide sessies spontaan en authentiek blijven? Maak zoveel mogelijk gebruik van de aanwezige kennis in de unieke samenstelling van de groep.

Tijdens het congres van Facto | Platform voor Facility Management en Huisvesting op 15 sept. ’22 werd de breakout sessie met Jan Willem van de Sande, Anna J. Casemier MSV (als vervanger van Thomas Zwart) en Daaf Serné, MCR, SLCR 2 keer aangeboden. In deze sessie, van elk 60 minuten, zou ik met deze drie experts in gesprek gaan over de place to be: “Hoe creëer je nu een (werk)omgeving waar mensen echt graag willen werken en samenwerken?”. Een zeer actueel thema voor de doelgroep dat zich nu bezig houdt met hybride werkomgevingen.

Wanneer ik twee keer achter elkaar met deze experts hetzelfde interview zou houden, waren in de tweede sessie de antwoorden en de reacties van de panelleden op elkaars vragen (lange na) niet zo spontaan en authentiek als in de eerste sessie. De gasten in de zaal hebben dat door.

Hoe zorgden we ervoor dat spontaniteit en authenticiteit in het delen van kennis over het onderwerp zoveel mogelijk behouden bleef en dat de kennis en behoefte van de groep passend werd ingezet?

1. Ik opende de sessie met de vraag aan de +/- 55 mensen in de zaal “Welk beeld heb jij bij een werkomgeving als ‘place to be’?” en haalde plenair reacties op uit de zaal (hier verschilden de antwoorden al per sessie);
2. Daarna introduceerde ik de 3 experts met een korte bio en 3 vragen waarmee ze hun visie scherp neer konden zetten. Ook vroeg ik hen een reactie op dat wat de zaal als antwoord gaf op de openingsvraag (en ook deze reactie was anders per sessie);
3. Vervolgens nodigde ik de zaal uit om in een kort gesprekje in 3-tallen één prangende vraag voor het panel te bedenken en deze op een kaartje te noteren;
4. Daarna nam ik de kaartjes in, categoriseerde ze snel en legde ze gecategoriseerd voor aan het panel.

En zo creëerden we in 2 keer een uur twee unieke sessies die op géén andere manier in eenzelfde hoedanigheid plaats hadden kunnen vinden. Twee sessies die zowel voor de panelleden, als voor de gasten in de zaal, als voor mij verrassend en energiek waren. Dank Daaf, Anna, Jan Willem, Gerard en Astrid voor jullie vertrouwen in een goed verloop.

Sinds ik kennismaakte met het gedachtegoed van Liberating Structures zet ik dit zoveel mogelijk in, om met de aanwezige kennis in de groep en evenredige en gelijkwaardige interactie tussen deelnemers en sprekers unieke bijeenkomsten te creëren. Wil jij dit ook? Ruben Klerkx en ik geven hier workshops over. In de ‘agenda’ vind je actuele data en informatie over de workshop over Liberating Structures.